予約システム「シマフクロウ・コール」エマール有限会社

インターネットにつながるパソコンを１台ご用意ください。
当社から届く「ＩＤ」と「パスワード」を入力するだけですぐご利用いただけます。
別途器材の購入、プログラム、ソフトなどのインストールを必要としません。
（パソコン購入費・通信費は医療機関様の負担です）

PC　　 患者さまは携帯電話をご用意ください。　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（パソコンからの利用も可能です）

パソコンは新品でも中古でも、デスクトップでもノートパソコンでも構いません。
でも、あたらしくご用意されるならお勧めはデスクトップパソコン。
通常、シマフクロウ・コールはモニターとマウスしか使いません。
本体&キーボードは受付カウンターの下に収納しておけば受付周りはスッキリです。
キーボードは「お知らせ」を入力するときのみ取り出せばいいわけです。
シマフクロウ・コールは実際に稼働する前に、膨大な患者データをパソコンの中に
登録してから利用するタイプではありません。
この方式だと新患が来るたびに、患者情報を登録していかなければなりません。
スタッフ負担は少ない方が良いのです。
第一に、予約システムの中に患者データは無い方が安全だと考えています。

はじめての立ち上げもたったこれだけで「シマフクロウ・コール」はスタートできます。
これがＡＳＰサービスです。



①　初回のみアドレスバーに「シマフクロウ・コール」のＵＲＬを入力します。
　　（ＵＲＬは「ＩＤ」「パスワード」をお知らせする際に一緒にお知らせいたします）

②　パソコン画面上で「ＩＤ」と「パスワード」を聞いてきますのでお知らせ済みの貴院の
　　オリジナル「ＩＤ」と「パスワード」を入力して "パスワードを記憶する" をチェック。
　　そしてＯＫをクリック！

③　貴院の基本情報が組み込まれた管理画面が立ち上ります。

ヒント

ブラウザーソフトを立ち上げた時、最初に表示されるページを「スタートページ(ホームページ)」と
言います。　「スタートページ」は、自分の好きなページに変更することができます。
頻繁に見るページをスタートページに設定すると、立ち上げた時に毎回最初に表示されます。　
Microsoft 「Internet Explorer 6」の場合では次のように使います。

「シマフクロウ・コール」の画面を表示させたまま、上部メニューバーの「ツール」→「インターネット
オプション」を選び「全般」にある「ホームページ」で、「現在のページを使用」をクリックします。

患者さまの操作はカンタンでなければなりません

「患者さまご利用案内」の「ＱＲコード」を読み取り、医療機関のパソコンへアクセスします。
バーコード機能がない場合はＵＲＬ直接入力でも可能です。
（「患者さまご利用案内」は導入時に当社で作成し医療機関へ提供するものです）



携帯電話表示例

携帯画面表示例
シマフクロウ・コールには「予約変更」・「キャンセル」の機能はありません。
理由は患者さまに「予約変更の場合は...」とか「キャンセルする時は...」などと
面倒くささを感じるような必要以上の操作をさせないためです。
「用事ができて来られないときはお電話ください」の対応で十分と考えます。
患者さまは「携帯受付」の方法だけ覚えてくだされば良いのです。
予約システムの中には「携帯番号」や「メールアドレス」を最初に登録したり、
個人ごとに「ID」や「パスワード」を発行することでアクセスを制限するものも
ありますが、シマフクロウ・コールはそのような煩わしさを省いています。
どなたでも気軽にアクセスできる自由さが大切です。

スタッフの操作はカンタンでなければなりません
受付開始時

携帯受付開始10分くらい前にパソコンの電源を入れて管理画面を立ち上げておきます。
設定時間になると自動的に「停止中」から「実行中」に切り替わります。

自動開始
受付処理

「シマフクロウ・コール」は１分ごとに最新データを更新します。
新しい「携帯受付」があれば赤字で表示します。
チェックボックスをチェックして受付ボタンをクリック。　携帯受付操作はこれだけです。

自動更新

受付番号が決まり、受付が　済　になり診療の枠に〔診療〕というボタンが現れます。
赤字だったリストは黒字になります。
「受付完了メール」が自動的に発信され「現在の受付人数」も自動で更新されます。
自動更新

「携帯受付」を自動処理してスタッフは何もしなくていい－という方法も可能です。
しかし医療機関という特性上「誰が受付したか」は確認して対応すべきと考えます。
知らない間に予約が累積されていく様式は何かあった時の対応が困難です。
さらに「間違いでの連続受付」「イタズラの大量受付」が無いともいえません...
一度、受付処理をしたリストはその日は削除（消去）できなくなっています。
削除ボタンを設置したことで何かの拍子に誤って正規リストを消してしまうという
危険性を回避する方を選択しました。
深夜 0:00 を過ぎますと前日のリストは表示されなくなります。
*翌朝にはいつもクリアなシマフクロウ・コールです。

診察終了時

携帯受付の患者さまが診察を受けられたら〔診療〕ボタンをクリックして　済　にします。
現在の診察番号が自動的に　１　増えます。

直接来院の患者さまが診察を受けられたら〔増やす〕ボタンをクリックします。
現在の診察番号が自動的に　１　増えます。

診断終了時

貴院に適した方法を選択されるといいでしょう。

「電話回線」や「インターネット（携帯・パソコン）」を使う予約システムにおいては
「直接来院」の患者さまの受付をどうするか...が、便利さを左右します。

「シマフクロウ・コール」は

* 「携帯受付」の患者さまはパソコンで管理します。
* 「直接来院」の患者さまは受付表で管理します。

実はこの方法が　"もっとも簡単" で "もっとも現実的" なのです。



たとえば「管理画面」が11の時に「直接来院」の患者さまが来られたら、診察券を出して名前を
書いていただきます。
受付スタッフは受付表に12と記して現在の受付人数を〔増やす〕で12にするだけです。
（次の「携帯受付」は13からカウント表示します）

「携帯受付」の利用率にもよりますがおおむねバランスよく受付が入ってまいります。
極端な "かたより" が、ない限り受付順番通りに診察していけば大丈夫です。
「直接来院」の患者さまが来るたびに受付スタッフが一人一人のデータをパソコンに
打ち込んで一覧表にしていくという方法もあります。一見、便利に思えますが、実は
この作業はとても大きな労力と負担としてスタッフにかかってきます。
（外来100人うち50人が直接来院だったら...）
いままでのような受付表管理でまったく問題ありません。

ほとんどの患者さまが「携帯受付」を利用されるようになったとしても「直接来院」の方が「ゼロ」になることはありません。
携帯をお持ちでない、使い方がわからない患者さまはいらっしゃいます。
その方達が　「不公平感」　を感じない工夫が必要です。

携帯受付

「シマフクロウ・コール」は携帯受付が出来なくて長い待ち時間になっている
患者さまや新患を臨機応変に「携帯受付」の間に割り込ませることが可能です。

直接受付
後ろの「携帯受付患者」はまだ医療機関に到着していないので影響は微小です


「シマフクロウ・コール」は「番号札」「番号券」で厳密に診察順番を決定付けません。
基本的にモニターに「現在の診察番号」も表示しません。
「抜いた」「抜かれた」は不信感の増幅とトラブルの原因になります。
ですから番号設定・表示するタイプは順番通りの診察を維持する必要がある訳です。
そうしなければモニターの順番表示もずれてしまい「順番通り」ではなくなります。

「シマフクロウ・コール」は「ここにいる数人のうちに自分の番がくる」という待ち基準です。
最初の案内で多少順番が前後する可能性があることはご理解いただいています。

医療機関側には、自由に調整（采配）できる　"揺らぎ"　が必要です。
「シマフクロウ・コール」が選ばれる大きな理由のひとつがこの　"揺らぎ" の存在です。
積極的に「割り込み」を推奨するものではありません。
必要に応じて講じる措置です。
「重症」「急患」などの理由も含めて順番通りに行かないことは多々あります。
そういう場合に、うまく対応できるシステムか否かが問題なのです。
このコンセプトは医療機関からとても受け入れられる「考え方」です。

「シマフクロウ・コール」には「安心機能」として「呼び出しメール」が標準装備されています。
自分の順番までを頻繁に携帯電話で確認する手間を軽減しました。

また、「呼び出しメール」が欲しいタイミングを自分で選べるようにバージョンアップしてからは
個人の事情で選択できるようになり、さらに待ち時間が短くなったと好評です。



現代は携帯電話環境も発展し、メールが届かないなどのトラブルもほとんどありません。

よくある時間予約のように、たとえば10：00に予約をしたので事前に設定した30分前にタイマーでメールが自動発信されるというものではありません。
これは時間通りに診察が進んでいない場合の配慮（現実性）がありません。

管理画面に表示される「現在の診察番号」の数字から裏読みして「リアルな順番」でメールを
自動発信する仕組みです。　この操作に関してスタッフは何もしなくていいのです。

などの選択も初期設定時に可能です。　
状況に合わせてあとで変更することにも対応致します。

「シマフクロウ・コール」は医療機関側で管理画面に直接「お知らせ」を打ち込むことで
瞬時に携帯画面に「お知らせ」を表示させることができます。（全角９０文字程度）

トップに表示されますので"見落とし"がありません。


「通常のご案内」から「緊急案内」まで利用範囲は広がります。

※ 受付混雑のため午前受付を急遽終了させていただきました。
　 午後の受付開始をお待ち下さい。
※ 只今、緊急分娩中です。　診察は午後開始に変更しました。
　　また状況は時折、携帯電話で確認してください。
※ 20日、院長　学会参加のために休診です。
※ 8月13、14、15日　休診です。　16日から通常診察です。
※ 本日は16：00で受付を終了します。ご注意ください。

上部の"携帯画面へのお知らせ"にも同じメッセージが表示されます。
ここに表示されている文章が携帯電話に表示されます。
画面の切替によりお知らせ記入窓から本文が消えることがありますが、
"携帯画面へのお知らせ"に表示されていれば携帯電話に表示されています。

「お知らせ」を消去するときは、「お知らせ記入窓」の文言を Back Space で消去した後、
いずれか任意のボタンを押してください。
文字が消えない場合は「お知らせ記入窓」にしばらくスペースを打った後にいずれかの
ボタンを押してください。 カーソルを先端に戻し、あらためて任意のボタンを押します。

"携帯画面へのお知らせ" の窓から文字が消えればOKです。

辞書機能を利用して「お知らせ」記入例を定型文としてたくさん登録しておくと便利です。